Depuis le 30 mars 2017, un arrêté a été mis à jour afin que toutes les entreprises puissent conserver leurs factures d’achats ou de ventes (émises ou reçues sous forme papier), sous forme numérique. Elles peuvent désormais être numérisées et conservées sur un support informatique. Cependant, des conditions d’utilisations ont été mises en place par l’administration fiscale, dans le Livre des Procédures Fiscales (LPF) qui doivent être respectées concernant la numérisation des factures (BOFiP du 7 février 2018.).
Avant l’application de cet arrêté, l’article L102C du Livre des Procédures fiscales permettait la conservation des factures sous leur forme d’origine (sous format papier.) Mais cela n’est plus obligatoire.
Les conditions d’utilisations à respecter pour les numérisations de factures
La condition optimale à respecter concernant la numérisation des factures, est que le transfert d’une facture originale établie sur support papier vers un support informatique, soit réalisé de manière à garantir la reproduction à l’identique. Il est important que la numérisation de la facture soit « la copie conforme à la facture d’origine en image et en contenu ».
1. La transmission par format PDF
Pour avoir la certitude que la copie de la facture est bien conforme à la facture originale (en image et en contenu), il est nécessaire d’établir le fichier de facture sous un format PDF ou PDF A/3 ( de norme ISO 19005-3). Le fichier doit également être assorti d’un marquage électronique. Il faut que ce soit :
- un cachet
serveur fondé sur un certificat conforme, au référentiel général de
sécurité « dit RGS », de niveau une étoile
- une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au référentiel général de sécurité « dit RGS » de niveau une étoile
- une empreinte numérique
- ou tout autre dispositif sécurisé et fondé sur un certificat conforme et délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Le Trust-service Status List-TSL).
2. Les codes de couleurs à respecter
Les couleurs doivent également être reproduites à l’identique, lorsque celles-ci sont porteuses de sens. Mais le non-respect du code couleur reste quand même toléré, dans le cas où les couleurs n’auraient pas de sens précis.
Certaines factures peuvent contenir des mentions en couleur comme le logo de l’entreprise, émettrice d’une facture. Les couleurs des logos n’étant pas porteuses de sens, les logos pourront quand même être reproduits à l’identique, mais en noir et blanc lors de la numérisation. Les chiffres et les montants dont la couleur varie selon le caractère positif ou négatif doivent obligatoirement être numérisés en couleur.
Il est donc préférable d’éviter d’écrire des montants négatifs en rouge et de bien se référer aux codes couleur.
Concernant les documents papiers portant une signature ou des mentions annotées à la main ou avec un tampon encreur en couleur, les couleurs sont généralement porteuses de sens et doivent ainsi être reproduites à l’identique lors de la numérisation de la facture.
3. Les autres procédés à respecter
Tout dispositif de traitement ou de modification d’image est interdit et dans le cas d’une compression de fichier, la compression doit faire attention à ne générer aucune perte sur le fichier en question.
L’administration fiscale s’attend à ce que ces conditions soient suivies à la lettre lors d’une opération de numérisation de facture. Mais pas que, les factures numérisées doivent également garantir une bonne lisibilité, une intégrité du contenu et répondre favorablement aux procédés d’horodatages et de conservations des fichiers. Les fichiers doivent être horodatés, au moyen d’une source d’horodatage interne, pour dater les différentes opérations réalisées.
« Les opérations d’archivage numérique des factures établies originairement sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. Cette organisation doit être documentée c’est-à-dire que les différentes phases de la numérisation doivent être décrites, présentées et expliquées. Elle est propre à chaque entreprise. » http://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8877-PGP
La transmission électronique des factures papiers
1. La numérisation en interne ou en externe
Les entreprises peuvent elles-mêmes numériser les factures ou confier les opérations de numérisations à un tiers.
Mais si une entreprise a recours à un tiers pour une numérisation, l’administration précise qu’elle reste quand même responsable en cas de problèmes par rapport à la conservation des factures.
Si jamais un contrôle doit s’opérer, la défaillance de numérisation du prestataire ainsi que tout retard vis-à-vis de cette numérisation ne pourront remettre le prestataire en cause. L’entreprise ne pourra pas se retrancher derrière une éventuelle responsabilité de son prestataire, c’est elle qui restera responsable. C’est également pour cette raison qu’il est indispensable pour chaque entreprise d’effectuer des contrôles réguliers vis-à-vis des opérations de numérisations.
« Il appartient à chaque entreprise d’effectuer régulièrement des contrôles, sous sa responsabilité, de la fiabilité des factures ainsi numérisées, permettant de justifier le respect des modalités de numérisation fixées à l’article A. 102 B-2 du LPF.»
https://www.efl.fr/actualites/fiscal/tva/details.html?ref=ui-a297b01d-27bd-4832-98c4-5945d5476907
2. Les modalités concernant les opérations de numérisations
Les différentes phases de numérisation doivent tout comme les factures, être respectées et les contrôles de sécurité vis-à-vis des processus de dématérialisation doivent être bien suivis.
L’entreprise pourra s’inspirer de la norme NF Z42-026, élaborée par la FNTC avec l’AFNOR, pour mettre en œuvre la copie fiable du Code civil. Cette norme, non obligatoire décompose ainsi le processus de transformation numérique du document papier :
-la collecte des documents à numériser
-la numérisation proprement dite, éventuellement en lots, et son contrôle qualité
-les traitements post-numérisation
-l’indexation des documents numériques
-la fourniture des copies fidèles et des éléments de traçabilité et d’intégrité associés
-leur contrôle et leur validation et la potentielle destruction définitive du papier.
3. Concernant la numérisation des « doubles électroniques »
Il reste toutefois possible de constituer « un double électronique » d’une facture en créant un fichier, en y retranscrivant ensuite le contenu, la mise en forme et la représentation graphique de la facture en question, et ce, informatiquement.
Le fichier créé doit utiliser un dispositif technique et doit garantir l’intégrité, l’authenticité et la pérennité du contenu du « double électronique ». Tout cela depuis l’émission de la facture d’origine et jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double.
Le « double électronique » doit reproduire à l’identique et de manière authentique, la facture d’origine adressée au client.
Les supports et conditions de conservation des factures
1. Concernant les modes de conservation des factures papiers et numérisées
Les factures numérisées doivent être conservées pendant une durée totale de 6 ans, à compter de la date d’émission. C’est la durée minimum de conservation imposée par l’article L102B du LPF.
Les documents émis ou reçus sur un support informatique doivent tout d’abord être conservés durant les 3 premières années sur un support informatique. Ensuite, ils pourront être conservés soit sur un support informatique, soit sur un support papier les 3 années suivantes.
Et les documents émis ou reçus sur un support papier ont la possibilité d’être conservés sur un support informatique ou sur un support papier durant 6 ans.
Concernant l’impression, deux types de choix s’opèrent :
-l’impression des exemplaires de factures de ventes émises sous format papier pour ensuite les numériser et les sécuriser conformément à l’article A. 102 B-2 du LPF
-l’archivage des factures numériques conservées, sous format PDF ou PDF A3, en prêtant attention à la reproduction à l’identique et en les imprimant, une fois conformes aux factures d’origine.
Les procédés de numérisation et de conservation des factures papier doivent faire l’objet d’une description écrite ainsi que d’un contrôle interne.
2. La conservation des « doubles » de factures
La conservation de « doubles » de factures d’origines sous forme électronique était encore possible jusqu’au 30 juin 2018. La tolérance de l’administration fiscale qui était jusqu’à présent largement répandue dans les entreprises a pris fin à cette date-là.
Depuis le 1er juillet 2018, les factures de ventes émises ou reçues doivent être conservées en respectant les conditions mentionnées dans l’article A. 102 B-2 du LPF pour être probantes au plan fiscal. En clair, les entreprises qui ne souhaitent pas conserver un double papier de leurs factures émises sous forme papier doivent les imprimer, puis les numériser en respectant les dispositions de numérisation et avec le risque que l’administration fiscale demande une copie papier si la numérisation lui paraît non conforme.
L’administration fiscale a précisé le 20 juillet 2018 que les entreprises ont désormais deux possibilités :
-soit elles conservent un double papier de la facture transmise. Elles devront dans ce cas-là, imprimer deux documents : l’original de la facture destiné au client ainsi que son double papier, archivé par le fournisseur.
-Soit elles conservent les factures de ventes émises sous format informatique et transmises sur support papier.
Les documents autres que les factures d’achats et de ventes concernées par les procédés de conservation mentionnées les conditions à suivre sont :
- les documents soumis au droit de communication
- les documents nécessaires à l’établissement des déclarations d’échanges de biens
- les livres, registres et documents accessibles dans le cadre des contrôles de déclaration et de comptabilité
- et les pièces justificatives d’une déduction de TVA.
3. Quelles sont les conditions pour une déduction de TVA ?
En parlant justement des déductions de TVA, si la numérisation d’une facture est effectuée tout en respectant les conditions fixées par l’administration fiscale, le support numérique de cette facture est considéré comme une pièce justificative et valide.
Cependant, si l’archivage numérique ne remplit pas les conditions requises par le BOFiP lors d’un contrôle ou si l’administration fiscale juge qu’une numérisation n’est pas conforme aux conditions imposées, il sera dans ce cas-là nécessaire de présenter le support ORIGINAL de la facture sous format papier. La facture d’origine établie dans son format initial restera une pièce justificative valable.
Il est tout de même important de faire très attention à respecter ces conditions, car si un contribuable n’est plus en possession d’une facture originale, cela peut occasionner une perte de déduction de TVA.
Et il est également recommandé d’être prudent avant de détruire définitivement les originaux papiers. Surtout concernant la déduction de TVA.
Il est vrai que pour la plupart des documents courants, le fait de détruire les originaux après une numérisation ne représente pas de risque majeur. Mais il n’est pas sans négliger que certains documents très importants concernant certaines activités ou certains documents représentant des enjeux financiers importants devraient quand même être conservés. Surtout en cas de litiges ou de contentieux. Si jamais des documents originaux sont détruits, des experts spécialisés peuvent être consultés afin d’évaluer les risques encourus en cas de destruction d’original papier.
Donc, pour pouvoir envisager une destruction des originaux de factures sous format papier, il faudra d’abord évaluer les risques et possibilités, sur la fiabilité des copies, vis-à-vis de l’administration fiscale.
Les factures électroniques ne sont pas soumises aux contrôles de la piste d’audit et le format électronique deviendra progressivement obligatoire dans les opérations effectuées avec la sphère publique. L’État le rendra général dans ses échanges à compter du 1er janvier 2020. Peu importe, la taille de l’entreprise prestataire.
Cette réforme va permettre aux entreprises d’économiser de la surface de stockage.