La trésorerie est le cœur de la durabilité de l’entreprise. Certains dirigeants et entrepreneurs la négligent parce qu’ils considèrent que leur activité n’est pas si importante. Ce n’est pas pourtant une raison valable de mettre la trésorerie de côté. Si vous êtes débordé par vos activités, si vous ne vous sentez pas à la hauteur de gérer les comptes, vaut mieux vous faire épauler par un professionnel. Ce dernier pourra assurer le pilotage nécessaire pour maintenir l’équilibre financier de votre structure. Si vous voulez vous mettre à la tâche, voici quelques conseils pratiques pour améliorer la gestion des comptes de votre entreprise.
Élaborer régulièrement un plan de trésorerie
Lors de la création de votre entreprise, vous avez sûrement élaboré un plan de trésorerie. Celui-ci n’est plus valable lorsque votre structure commence son activité. Alors qu’il est important d’élaborer un plan de trésorerie au moins une fois tous les mois. Ce document permet de voir l’ensemble des mouvements financiers de l’entreprise, notamment les encaissements et les décaissements. On le fait souvent sous forme de tableur pour mieux mesurer et prévoir le solde de trésorerie à la fin d’une période. Pour la réalisation de ce plan de trésorerie, il faut être réaliste. Même si vous ne rencontrez pas de difficultés financières, il faudra toutefois élaborer un plan de trésorerie.
Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, il faut faire le plan de trésorerie sous forme de tableau. Il faudra séparer les encaissements et les décaissements pour mieux s’y retrouver. Les sommes que vous allez entrer dans le poste doivent être en TTC, car c’est le montant en TTC qui a été réellement encaissé ou décaissé. Parmi les postes de dépenses, vous pouvez aussi mettre le remboursement de TVA et les TVA à payer. Si vous comptez élaborer un plan de trésorerie prévisionnel sur l’année, les postes de dépenses se retrouveront sur les lignes et les mois sur les colonnes. Quand vous insérez les sommes, assurez-vous que celles-ci soient respectivement placées dans la colonne du mois où chacune d’entre elles sera réalisée. Par exemple, si vous avez un fournisseur à payer pour le mois de mars, ne mettez pas la somme dans le mois de février, même si vous avez passé la commande et si vous avez reçu les marchandises au mois de février.
Pour que le plan de trésorerie soit plus lisible et compréhensible, il ne faut pas oublier de faire la somme des entrées et des sorties d’argent. Sur la première ligne, on doit retrouver le solde ou le report de solde du mois précédent. Le solde de fin de période sera, bien évidemment, affiché à la fin.
Bien soigner ses clients pour avoir le paiement dans les plus brefs délais
Pour maintenir à flot votre entreprise, vous devez faire le maximum de ventes. Ces dernières constituent la principale entrée d’argent dans votre structure. Si vous réussissez à convaincre un client de commander votre produit et/ou faire appel à votre service et qu’il demande un délai pour le paiement, ne le lui refusez pas. On est tout à fait d’accord qu’il n’est pas toujours facile de réclamer un paiement à un client, mais pour ceci, il faudra bien les soigner en entretenant des relations. Ne le perdez pas de vue et restez toujours en contact avec lui pour accélérer le paiement. On ne vous demande pas ici de lui envoyer un mail de relance de paiement tous les jours. Vous pouvez, par exemple, lui demander sa satisfaction par rapport au produit ou au service.
Mais comment faire alors pour réclamer une facture impayée ? Si votre client n’est pas apparu à la date convenue pour le paiement, attendez un ou deux jours pour le recontacter. Si vous avez affaire à un particulier, essayez de connaitre la raison pour laquelle il n’arrive pas à vous payer à temps et essayez de trouver une entente. Si vous avez un client de la catégorie « entreprise », il faudra essayer d’avoir le responsable ou la personne apte à décider pour le paiement. Au cas où il vous aurait demandé un report de paiement, envoyez-lui un rappel pour le paiement le jour avant la date convenue. Le jour J, s’il ne vous donne toujours pas de réponse, prenez les mesures nécessaires. Ne tolérez plus aucun retard, car si vous acceptez une nouvelle date, il va prendre l’habitude d’avoir un retard dans ses paiements. Pour pousser le client à payer, vous pouvez également l’avertir que ces retards peuvent engendrer des pénalités. S’il n’effectue toujours pas le paiement, ne laissez pas trainer l’affaire et prenez des décisions en faisant appel à la justice, par exemple.
Si vous avez convenu avec le client une date pour le paiement, mettez dans le contrat de service ou dans le bon de commande une clause sur les paiements en avance. Afin de les inciter à payer avant la date prévue, mettez une remise dans l’ordre des 3%. Si vous ne pouvez pas vous permettre cette clause pour tous vos clients, faites-la pour les nouveaux clients ou uniquement pour les clients « bon » payeur.
Bien gérer les stocks
Les stocks ont un impact notable sur la trésorerie de l’entreprise et c’est pour cette raison qu’il est important de bien les gérer. Une mauvaise gestion de stocks peut vous conduire à un sur-stockage. Dans ce cas, si un client fait une commande importante, les produits seront certainement disponibles, mais rappelez-vous que ce n’est pas tous les jours qu’on a un gros client. Le sur-stockage va engendrer des coûts importants. Si vous gardez des produits ou des matières premières ayant besoin d’un stockage particulier, vous serez obligé de respecter des conditions de stockage. D’ailleurs, dans le cas d’un sur-stockage, on ne peut pas écarter le risque d’obsolescence. La mauvaise gestion de stocks peut aussi conduire à un sous-stockage. Ceci peut éventuellement stopper la production. La bonne gestion de stocks repose alors sur le volume et la date de commande à vos fournisseurs.
Pour que les stocks ne pèsent pas lourd sur votre trésorerie, vous pouvez opter pour une des méthodes de gestion de stocks suivantes :
- La méthode de réapprovisionnement : pour cette méthode de gestion de stocks, l’entreprise doit commander la même quantité à la même date à chaque période. Il faudra donc se baser sur le flux de ses ventes pour déterminer la date et le volume des commandes.
- La méthode de gestion à point de commande : cette méthode de gestion de stocks consiste à commander la même quantité à une date variable. Il ne faut pas attendre que le stock soit entièrement épuisé pour passer une commande auprès des fournisseurs. Il faudra en effet se fixer un point de commande et dès que le stock atteint ce chiffre, le réapprovisionnement doit être fait.
- La méthode de recomplètement : si vous n’avez pas d’importantes disponibilités, la méthode de recomplètement est la meilleure stratégie pour gérer vos stocks. Celle-ci consiste à faire une commande de quantité variable à une date fixe. Il s’agit ici de fixer un summum pour ses stocks et le compléter seulement à une date fixe à chaque période.
- La méthode de réapprovisionnement à la commande : vous pouvez également adopter cette méthode de gestion de stocks si vous n’avez pas de gros montants dans vos caisses. Vous devez vous baser sur les demandes que vous recevez. Vous contacterez donc le fournisseur à une date variable pour une quantité variable.
Négocier avec les fournisseurs
Si on a le nécessaire pour payer son fournisseur, pourquoi négocier ? C’est ce que certains dirigeants peuvent dire. Notez bien que votre situation financière ne sera pas toujours stable et la plupart des contrats avec les fournisseurs s’étalent sur plusieurs mois. Il est important de passer à la négociation dès le début du contrat pour s’offrir une marge de trésorerie. Cette négociation peut vous éviter toute forme de cessation de paiement dû au manque de liquidités. Ces échanges avec le fournisseur peuvent se faire par courrier électronique ou par téléphone, mais il est préférable de se rendre sur place pour un face-à-face avec le fournisseur. Si le fournisseur chez qui vous prenez un important volume d’articles se trouve à l’autre bout du monde, privilégiez les échanges par téléphone et effectuez une confirmation par courrier.
Vous pouvez voir le fournisseur pour une négociation de délais. Essayez de trouver avec lui une entente sur la date du paiement. Si le montant à verser est trop important, vous pourrez également demander un échelonnement de paiement. Cette solution est d’ailleurs plus intéressante si le produit proposé par le fournisseur est à consommer sur une longue période. Il n’y a pas que le délai que vous pourrez négocier avec le fournisseur, mettez aussi sur la table le sujet du montant. Demandez-lui une remise. Si votre entreprise fait face à des difficultés financières, proposez un abandon partiel des dettes. Avec un peu de chances et un fournisseur qui a bon cœur, vous pouvez espérer l’avoir. Que ce soit une négociation de délais ou une négociation de montant, vous pourrez aérer votre trésorerie et assurer à votre fournisseur un paiement dans les temps convenus.
Financer ses investissements par des emprunts
Pour assurer son développement, l’entreprise doit faire un investissement à un moment ou à un autre. Il peut s’agir d’un investissement en biens matériels ou en biens immatériels. Dans les deux cas, elle prendra une décision sur le mode de financement. Si vous avez des liquidités dans votre trésorerie, vous pourrez être tenté de financer ces investissements par des fonds propres. Ce n’est pas la meilleure solution, car ces fonds sont plus destinés à financer les besoins d’exploitation d’entreprise. Si vous engagez donc une partie de vos fonds propres dans l’investissement, vous risquerez de rencontrer des difficultés à couvrir vos charges sur une période.
L’idéal est de financer l’investissement par des emprunts : cette solution vous permettra d’améliorer votre trésorerie. Vous pouvez contacter votre banquier pour l’emprunt. Il peut vous offrir un prêt pour financer un bien mobilier, un bien immobilier ou un bien immatériel. Par ailleurs, la plupart des établissements bancaires et des institutions financières n’accordent pas un financement à 100%. Ils exigent souvent qu’une partie du financement soit assurée par l’entreprise elle-même. Il arrive aussi que la banque exige une garantie. Elle peut demander une hypothèque, un nantissement ou un gage. Si vous avez une petite structure, présentez à l’établissement bancaire la caution personnelle du dirigeant.
À la différence du prêt particulier, le banquier prendra en compte la durée d’amortissement du bien financé. Il déterminera en fonction de celui-ci la durée du prêt. Pour ce qui est du taux, vous pouvez choisir pour votre structure un emprunt avec un taux fixe ou un taux variable. À titre d’information, la plupart des entreprises optent pour un prêt à taux fixe pour éviter les mauvaises surprises avec la hausse des taux. Les établissements bancaires et les institutions financières proposent des modalités de remboursement différentes pour les entreprises. La firme n’est pas obligée de faire un versement tous les mois. Selon les conditions fixées avec la banque choisie, le remboursement peut se faire tous les trois mois, tous les 6 mois, voire même tous les ans.